Tenemos el privilegio de poder entrevistar a Andrea Vilar, responsable del área pública de Serimag, compañía pionera en la aplicación de la inteligencia artificial para la automatización de procesos. En esta entrevista, Andrea nos brinda una visión profunda sobre cómo la automatización inteligente de procesos documentales está transformando tanto el sector privado como el público, y cómo esto se relaciona con el mundo de la movilidad eléctrica. ¿Preparados para descubrir las fascinantes implicaciones de la IA en la eficiencia de la administración pública y la gestión de programas como el MOVES III?.
¿Podrías explicarnos qué es Serimag y en qué consiste lo que llamáis “Automatización inteligente de procesos documentales”?
Serimag se dedica a una única cosa y es transformar documentos en datos para grandes empresas mediante IA. La empresa nace hace más de 15 años, cuando todavía apenas se hablaba de Inteligencia Artificial, y desde entonces y gracias a un equipo especializado ha estudiado, entendido y aplicado una solución propia al tratamiento de documentos. Gracias a los resultados obtenidos con esta solución, se ha convertido en el partner tecnológico de confianza del sector bancario (Caixabank, BBVA, Banco Santander, ING), reconocidas consultoras tecnológicas como Minsait, Indra, etc.; y aseguradores y BPOs. Ahora también para el sector público con un primer proyecto para el Instituto del Crédito Oficial.
La Automatización Inteligente de Procesos Documentales significa aplicar la IA como herramienta tecnológica para hacer más eficientes aquellas tareas que requieren de una clasificación de documentos, extracción de datos y realización de validaciones pertinentes.
¿Cuáles son las diferencias actuales entre el sector privado y público en términos de transformación digital y qué retos tienen por delante las Administraciones Públicas en cuanto al uso de IA?
Si bien ambos sectores aplican de una misma manera en cuánto a la transformación digital, entendido como el uso de las herramientas tecnológicas, el ámbito público y privado difieren en sus objetivos. Mientras el fin último de la empresa privada es aumentar beneficios (mejorar la experiencia del cliente, mantener la competitividad en el mercado…), la empresa pública trabaja por mejorar la prestación de los servicios públicos y fortalecer la participación ciudadana.
En los últimos años venimos observando cómo sectores del ámbito privado como la banca están despuntando en transformación digital. Esto es, en gran parte, gracias a su flexibilidad en cuanto a estructura organizativa, lejos de la rigidez del sector público. Pero lo cierto es que la IA está marcando un antes y un después en todos los sentidos y ello conlleva muchos retos. Desde la adecuación a un marco normativo de la utilización de la IA, que todavía está en construcción, pasando por la identificación de necesidades internas de las Administraciones públicas, hasta el establecimiento de prioridades en cuanto a evolución. No va a ser fácil no construir la casa por el tejado porque las AAPP se encuentran en un momento de toma de decisiones, mientras todavía están construyendo un criterio sólido sobre el que construir; pero para construir ese criterio, la Administración tiene que experimentar, conocer sus propias necesidades y sus límites.
Entiendo entonces que Serimag comulga con el programa de este año del Ministro para la Transformación Digital y de la Función Pública, Jose Luis Escrivà, y que hace referencia a esta herramienta tecnológica como solución eficiente a la hora de acompañar la actividad diaria de los funcionarios…
Estamos en plena era de digitalización donde las empresas se están transformando y la IA llega pisando fuerte; es una herramienta clave para impulsar un cambio de paradigma social y organizacional. El ministro nos habla de mejorar el servicio que las Administraciones Públicas ofrecen a los ciudadanos mediante Inteligencia Artificial.
Los ciudadanos son cada vez más digitales y sus expectativas son mayores. Las Administraciones deben estar a la vanguardia de las mejores tecnologías para evolucionar con su entorno y no quedarse atrás. Y con ello, son los funcionarios y trabajadores públicos quienes interaccionarán con esas tecnologías y por lo tanto deben estar convencidos de su potencial y para ello, sentir que la IA es su aliado y no su sustituto.
Si hablamos del programa MOVES III, ¿cómo aplica la Inteligencia Artificial?
Ciertamente, se están destinando muchos recursos para la transición a una movilidad más sostenible. Dentro del Plan de concesiones de ayudas directas a las Comunidades Autónomas y Ceuta y Melilla, se contempla el programa MOVES III, que destina ayudas tanto para el desarrollo de infraestructuras eléctricas como para la adquisición de vehículos eléctricos.
Pues bien, en el proceso de solicitud de estas ayudas, las partes interesadas (empresas o ciudadanos) deben aportar una serie de documentos que tras ser validados darán lugar a la concesión de esas ayudas. Solo para la solicitud de adquisición de vehículos eléctricos, se deben aportar unos 8 documentos. En 2023 en Cataluña se recibieron 21.500 solicitudes, lo que supone un total aproximado de 172.000 documentos. Hoy por hoy el plazo medio de resolución de una solicitud es de un año.
Con Inteligencia Artificial se acorta drásticamente una parte importante de la revisión de la solicitud y ese plazo medio de resolución de puede convertir en horas. Además, el principal problema cuando se tramitan solicitudes de este tipo, son las idas y venidas: falta documentación, hay datos erróneos…todas estas incidencias hacen que los plazos se dilaten considerablemente. La IA permite ese feedback instantáneo ante cualquier incidencia.
Nosotros vemos un claro caso de uso en los procesos de subvenciones del PLAN MOVES III pero hay infinitos casos en los que un servicio como el nuestro aporta un valor diferencial.
¿Esto es extensible a otras áreas del sector público?
Sí, por supuesto. Es una ventaja de ofrecer un servicio tan transversal. Las decisiones importantes de las empresas están siempre respaldadas por datos, y esos datos contenidos en documentos. El proceso de obtención de los datos, realizar validaciones… La gestión documental todavía hoy sigue siendo un proceso muy manual: consume recursos, consume tiempo, etc. Todos los niveles de la Administración Pública (AGE y comunidades autónomas, local) pueden encontrar en la automatización mediante IA un aliado estratégico para su evolución digital.
¿Cuánto tiempo puede llevar a un área del sector público a implementar este tipo de herramientas tecnológicas y de qué manera Serimag participa?
Previo a la implementación, dado que el servicio de Serimag es totalmente personalizado, nos centramos en entender muy bien el proyecto: documentos a tratar, datos a extraer… esto suele tardar una semana aproximadamente. Una vez hacemos esto, se comparte con cliente el plan de desarrollo y se cierran las especificaciones del proyecto, entrenamos los modelos en base a ello (2-3 meses) y procedemos a poner el proyecto en producción. Serimag acompaña al cliente en todo el proceso de implementación; la integración es muy fácil y flexible, pudiéndose hacer en el entorno que éste decida.
Llegamos al final de nuestra enriquecedora conversación con Andrea Vilar. Su perspectiva sobre la importancia de la inteligencia artificial en la automatización de procesos documentales, especialmente en el ámbito público, nos ha abierto los ojos a las posibilidades infinitas que la tecnología puede aportar a la eficiencia y transparencia gubernamental. Agradecemos a Andrea por su tiempo y conocimientos, y a vosotros nuestra audiencia, por acompañarnos una vez más. Nos encontramos muy pronto en una próxima entrevista entrevista con otra figura destacada del sector.
